SAS Autosystemtechnik Verwaltungs GmbH
Karlsruhe
DSGVO: Datenschutz für Vermieter – 7 Tipps
Was angehende Vermieter beachten sollten
Ulf Matzen
Auch (private) Vermieter verarbeiten persönliche Daten anderer Leute. In Europa gelten strenge Regeln für den Datenschutz. In Deutschland formuliert in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wer den Datenschutz nicht ernst nimmt, geht ein Haftungsrisiko ein. Dies gilt sogar dann, wenn dem Betroffenen gar kein finanzieller oder materieller Schaden entstanden ist. Leichtfertige Verstöße gegen den Datenschutz können also teuer werden. Wenn Sie als Vermieter datenschutzkonform agieren wollen, sollten Sie die Grundsätze aus der DSGVO befolgen:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz. Die Daten müssen auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden. Betroffene müssen also jederzeit erfragen können, welche Daten wie genutzt werden.
- Zweckbindung: Daten dürfen einzig und allein für den vereinbarten Zweck verwendet werden.
- Datenminimierung: Es dürfen nur Daten erhoben werden, die für den Zweck wirklich notwendig sind.
- Richtigkeit: Die gespeicherten persönlichen Daten müssen korrekt sein.
- Speicherbegrenzung: Nicht mehr benötigte Daten müssen gelöscht werden.
- Integrität und Vertraulichkeit: Daten müssen aktiv geschützt werden vor Manipulationen, Datenverlust oder Datenweitergabe.
Im Übrigen ist die Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung ihrer Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben,
- die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen,
- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
Achtung: Der Vermieter muss diese Grundsätze befolgen und auf Verlangen auch dokumentieren können, mit welchen organisatorischen oder technischen Maßnahmen er die Einhaltung der Grundsätze sicherstellt.
Aus den Grundsätzen der DSGVO folgen für Sie als Vermieter einige Handlungsempfehlungen.
1. Einwilligung
Verarbeiten und speichern Sie Daten nur mit Einwilligung der betreffenden Personen. Dies beginnt schon bei der Vertragsanbahnung. Das vom Mieter zu unterschreibende Formular zur Mieterselbstauskunft muss Datenschutzhinweise enthalten.
2. Nicht benötigte Daten löschen
Bei der Mietersuche werden viele Daten gesammelt: Mieter-Selbstauskünfte, Kontaktdaten, E-Mails, Bonitätsdaten, Schufa etc. Sobald Sie sich für ihren künftigen Mieter / ihre Mieterin entschieden haben, gilt für die Daten der anderen Interessenten: Papierdaten in den Schredder, elektronische Daten löschen.
3. Nur für das Mietverhältnis notwendige Angaben einholen
Stellen Sie im Rahmen der Mieterselbstauskunft nur Fragen, die in direktem Bezug zum Mietverhältnis stehen. Der höchstpersönliche Bereich ist tabu, Das gilt auch für Fragen über das Vorhandensein einer Rechtsschutzversicherung oder eine Mitgliedschaft im Mieterverein. Näheres dazu ist im Beitrag zur Mieterselbstauskunft beschrieben.
Letzte Änderung W.V.R am 17.03.2023
Autor(en): Ulf Matzen
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