Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO): Herausforderung für Vermieter

Ab dem 25. Mai 2018 werden Datenschutzverstöße für Immobilienverwalter und Wohnungsunternehmen zu einem echten Risiko. Bei Nichteinhaltung der neuen DSGVO drohen Geldstrafen von bis zu 20 Millionen EUR oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Für Vermieter und Immobilienverwalter heißt das: Bereiten Sie sich rechtzeitig darauf vor.

DS-GVO: Datenschutzverstöße können teuer werden – für jeden

Ganz gleich, ob große Immobilienverwaltung oder kleiner Ein-Mann-Betrieb, die neuen Regelungen der DSGVO gelten für jeden von ihnen. Doch warum sah man eine neue Verordnung als notwendig an? Hintergrund ist nicht nur die schlichte Unwissenheit oder Sorglosigkeit der Vermieter, sondern vor allem die wachsende Cyberkriminalität.

Was ist Cyberkriminalität? „Straftaten, bei denen die Täter moderne Informationstechnik nutzen, werden zunächst ganz allgemein als Cyberkriminalität (engl. cybercrime) bezeichnet“, lautet die Definition des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat.

Ob der Betrugsversuch, der das potentielle Opfer via Email statt per Post erreicht, ob die Datenspionage über Computer und Smartphones oder heimliche Videoüberwachung –das alles ist Cyberkriminalität und strafbar. In der Immobilienwirtschaft beschäftigen sich Wohnungsgesellschaften und Vermieter vermehrt mit dem Schutz ihrer Mieter. Ihr Problem: Die Gratwanderung zwischen Sicherheit und Datenschutz. Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung soll die Rechte der Betroffenen stärken, der Umgang mit ihren personenbezogenen Daten soll sicherer werden.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zur Datenschutz-Grundverordnung

Welche neuen Regelungen gibt es?
Viele Vorschriften gab es in den bisherigen deutschen Datenschutzregelungen bereits, weshalb mancher Verwalter den Irrglauben hat, dass kein Handlungsbedarf bestehe. Experten raten jedoch dazu, Datenschutzorganisation und Prozesse diesbezüglich noch einmal gründlich zu prüfen. Durch die neuen Regelungen gibt es ein Recht auf Auskunft, auf Berichtigung und auf Löschung der Daten. Zudem wird die Beweislast umgekehrt: Den gesetzeskonformen Umgang mit Daten muss derjenige beweisen, der sie nutzt.

Welche Daten betrifft die neue Verordnung?
Als Immobilienverwalter oder Wohnungsunternehmen erhalten Sie viele personenbezogene Daten und verarbeiten sie in automatisierter Form – seien es Daten der Kunden, der Interessenten, der Mitarbeiter oder Dienstleister. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf die identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Um diese Daten geht es im Datenschutzrecht.

Wen betrifft die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung?
Jedes Unternehmen ist von der DSGVO betroffen. Es gibt Ausnahmen, die etwa von der Mitarbeiterzahl oder Umsatzhöhe abhängen könnten. Kleinere Unternehmen sind zwar von der Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, ausgenommen. Doch den Anforderungen der DSGVO müssen sie trotzdem nachkommen.

Welche konkreten Maßnahmen muss ein Vermieter oder Verwalter jetzt treffen?
Die Datenverarbeitungsprozesse müssen dokumentiert werden - natürlich nicht für jeden Mieter einzeln, aber beispielsweise für die Mieter insgesamt.

Welche Grundsätze gelten bei der Datenverarbeitung?
Der Vermieter

• darf nur die Daten speichern und verarbeiten, die für das Mietverhältnis unbedingt erforderlich sind,
• muss seinen Mietern jederzeit Auskunft über die über sie gespeicherten Daten erteilen,
  
• muss Daten sofort löschen, sobald er sie nicht mehr benötigt - beispielsweise die Daten von Interessenten oder von Mietern, die ausgezogen sind.

Autor(en): Sandra Janke Quelle: Haufe.de letzte Änderung W.V.R. am 31.01.2022 Autor(en):  Sandra Janke Quelle:  Haufe.de Bild:  panthermedia.net / Rawpixel