Mit der Verwaltung von Wohnungen und Häusern sind eine Vielzahl von Aufgaben aus den unterschiedlichsten Bereichen verbunden. Angefangen von den Adressdaten bis hin zum Management der Zählerstände muss ein sehr großer Datenbestand gesammelt, kontrolliert und ausgewertet werden. Ohne spezielle Hausverwaltungssoftware-Lösungen wären Vermieter und Verwalter von Immobilien schnell überfordert. Fehlerhafte Abrechnungen und verärgerte Mieter wären die logische Folge.

Zum Glück gibt es zahlreiche Hausverwaltungs-Software-Lösungen (auch Online-Lösungen) zur Verwaltung von Wohnungen und Häusern, die diese Arbeit erleichtern.

Für einen Vergleich wurden folgende Software für die Hausverwaltung herangezogen:

• WISO Hausverwalter
• Lexware Quickimmobilie
• Domus 1000
• WAREHaus Hausverwaltung easy
• Haussoft
• Intex Hausverwaltung S
• DSS – Der kleine Hausfreund
• Immoware24
• myVerwalto
• web-hv.com

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Desktop vs. Cloud

Neue technische Möglichkeiten machen auch vor der Software für die Hausverwaltung nicht halt. Zwar werden nach wie vor die meisten Angebote als Desktop-Version angeboten und fest auf dem Rechner oder Server des Kunden installiert. Es gibt aber bereits einige Softwarelösungen, die webbasiert arbeiten. Dies hat den Vorteil, dass die Verwaltung der Immobilie nicht mehr ortsgebunden ist, sondern von jedem Ort mit Internetzugang durchgeführt werden kann.

Dies hat natürlich Auswirkungen auf den Umgang mit den jeweiligen Programmen. Dies betrifft zum Beispiel die Aktualität der Programme. Kommt es beispielsweise zu Änderungen im Mietrecht, werden diese automatisch in die Cloud-Lösungen integriert. Für die Desktop-Programme müssen vom Anbieter Updates bereitgestellt werden. Diese sind nicht immer kostenfrei.

Knackpunkte können die Datenhoheit und die Sicherheit der webbasierten Programme für die Hausverwaltung sein. Denn besonders die Sicherheitsfrage gibt man in fremde Hände. Die Anbieter der Cloud-Lösungen versprechen eine regelmäßige Sicherung der Daten auf redundanten Systemen.    

Wer einem Wechsel des Verwaltungssystems anstrebt, muss die bisherigen Daten exportieren und in das neue System überführen. Abgesehen vom zeitlichen Aufwand stellt dies aber kein Hindernis dar. Bei den Desktop-Programmen zur Hausverwaltung liegen diese beiden Punkten klar in der Hand des Verwalters bzw. Vermieters. Er ist für die Sicherheit des Rechners und regelmäßige Backups der Daten allein verantwortlich.  

Programminhalte

Die  Programme sind für die Verwaltung von Gewerbe- bzw. Eigentumseinheiten geeignet. Alle Programme sind in der Lage die Grundlagen einer Hausverwaltung zu erfüllen: Die Daten der Mieter können erfasst, Mietabrechnungen inkl. Nebenkosten sowie Jahresabrechnungen erstellt werden. Auch die Kostenanteile mehrerer Mietparteien können über die das Zählermanagement errechnet werden.  

Speziellere Anforderungen sind nicht immer vertreten oder müssen kostenpflichtig hinzugebucht werden. Dies kann aber auch selbstverständliche Funktionen wie zum Beispiel Exportfunktionen oder den Support betreffen. Auch das Mahnwesen ist nicht in jeder Software integriert.

Die meisten Anbieter helfen mit Musterschreiben die im Verwaltungs- und Vermietungsalltag gebraucht werden oder einem E-Mail-Support weiter, falls es einmal bei der Benutzung haken sollte.

Vor der Wahl der Software sollte auf jeden Fall ein Blick in den Funktionsumfang der jeweiligen Favoriten geworfen werden. Auch ein Test verschiedener Programme ist sehr zu empfehlen. Die meisten Verwaltungsprogramme lassen sich kostenlos testen oder es gibt Demo-Versionen. Dabei kann man nicht nur den Funktionsumfang, sondern auch die Nutzerfreundlichkeit des Programms testen.

Zielgruppen der Software

Die Inhalte der Hausverwaltungssoftware sind auf die vielfältigen Anforderungen von Vermietern und Eigentümern von Immobilien zugeschnitten. Der jeweilige Funktionsumfang unterscheidet sich dabei von Programm zu Programm, da sich die Anbieter auf verschiedene Zielgruppen konzentriert haben.

Der größte Unterschied liegt in der Zahl der Verwaltungseinheiten, die mit der jeweiligen Software-Version bearbeitet werden kann. Softwarelösungen, die wenige Einheiten verwalten können, richten sich auch im Funktionsumfang und der Handhabung stärker an die Bedürfnisse kleiner Vermieter, zum Beispiel auch Vermieter und Eigentümer von Ferienhäusern. Andere Programme bieten sich bei der Verwaltung von Wohn- oder Gewerbeeinheiten in unbegrenzter Zahl an.

Private Vermieter würden von den Nutzungsmöglichkeiten schnell überfordert sein. Auch preislich entsprechen diese Lösungen nicht den Anforderungen.  
 
Kosten und Preise

So unterschiedlich wie die Inhalte der Softwarepakete sind auch die Preise und Abrechnungsmodelle. Die webbasierten Programme verlangen eine monatliche Gebühr für die Nutzung des Dienstes. Je nach Programm richten sich diese an der Anzahl der Verwaltungseinheiten.  

Für die Desktop-Programme wird ein einmaliger Preis berechnet. Die Preisspanne ist hierbei sehr enorm und beginnt bei 50 Euro. Je mehr Wohn- oder Gewerbeeinheiten verwaltet werden sollen, desto stärker steigt auch der Preis. Die Software für Hausverwalter kann schnell mehrere hundert Euro kosten.

Eine Kalkulation unter Berücksichtigung der Anforderung und Anzahl der Objekte ist also unerlässlich.  

Fazit

Das Hausverwaltungsprogramm ist in der Lage, alle Bereiche der Immobilienverwaltung zu übernehmen. Ob es sich dabei um Gewerbeeinheiten, Ferienhäuser, Eigentumswohnungen oder Mietwohnungen handelt, ist selten relevant.

Von der Buchhaltung inklusive Mahnwesen bis hin zu Management der Zählerstände können die Programme die Arbeit von Hausverwaltungen und privaten Mietern erleichtern. Dies trifft aber nur zu, wenn Funktionsumfang und Anforderung korrespondieren. Ansonsten fehlen entweder wichtigen Komponenten oder man verliert sich im Dschungel der Funktionen.

Ein vorheriger Test einiger Programme ist daher mehr als empfehlenswert, um sich einerseits mit dem Programm vertraut zu machen und andererseits die Vor- und Nachteile kennenzulernen.




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letzte Änderung E.R. am 08.10.2020 Autor(en):  Torsten Elsner Bild:  PantherMedia / Gina Sanders

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