Die Nebenkostenabrechnung: Form, Inhalt, Fristen

Als Vermieter müssen Sie jährlich eine Abrechnung über die Nebenkosten Ihrer Mietimmobilie vorlegen. Bei der Nebenkostenabrechnung sind eine Reihe von Formalien zu beachten. Werden diese außer Acht gelassen, ist die Abrechnung formell unwirksam und kann zum Beispiel nicht als Grundlage für eine Nachzahlungsforderung dienen.

Es gibt zwei getrennte gesetzliche Regelungen, die bei Abrechnungen zu beachten sind: Die Betriebskostenverordnung und die Heizkostenverordnung. Natürlich ist die Heizkostenabrechnung auch Teil der Nebenkostenabrechnung. Sie wird jedoch auf einem besonderen Blatt angelegt und oft von einem Ablese- und Abrechnungsdienstleister ausgefertigt. Sie erstellen dann eine weitere Abrechnung über alle anderen Nebenkosten. Diese wird oft als Betriebskostenabrechnung bezeichnet. Beide Teilabrechnungen enden mit einer Nachzahlung oder einem Guthaben. Beides wird addiert und im Anschreiben an den Mieter als Nachzahlungsforderung oder Guthaben genannt.

Zunächst ist noch einmal der Hinweis für Vermieter von Eigentumswohnungen wichtig: In der Eigentümergemeinschaft erhalten Sie vom Verwalter regelmäßig eine Abrechnung über das Hausgeld oder Wohngeld – also über Ihre Nebenkosten. Diese Abrechnung ist jedoch nur für den Eigentümer bestimmt und enthält immer Positionen, die Sie nicht dem Mieter in Rechnung stellen dürfen (siehe Kapitel Nebenkosten). Sie kommen also um eine eigene Abrechnung für Ihre Mieter nicht herum.

Tipp für Eigentümer: Vergessen Sie nicht, die Grundsteuer einzurechnen. Diese ist nicht im Wohngeld oder Hausgeld der Eigentümergemeinschaft enthalten, sondern wird Ihnen direkt von der Gemeinde in Rechnung gestellt. Die Grundsteuer ist jedoch umlagefähig.