Betriebskostenabrechnung ist ein häufiger Anlass für Unstimmigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Häufige Gründe sind die hohe Fehlerquote und Unübersichtlichkeit. Nach Einschätzung des Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch, auch wenn nur die wichtigen Formalien übersehen wurden. Doch wann ist die Betriebskostenabrechnung formell und materiell in Ordnung? Folgende Hinweise sollten Sie beachten!

Abrechnungspflicht

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 1 BGB müssen Sie als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung nur in den Mietverhältnissen erstellen, in denen Ihr Mieter verpflichtet ist, die anfallenden Mietnebenkosten seiner Wohnung zu tragen und monatliche Vorauszahlungen zu leisten. Anderenfalls ist eine Betriebskostenabrechnung nicht vorzunehmen.

Die Verpflichtung des Mieters zur Leistung von Vorauszahlungen setzt allerdings voraus, dass der Mietvertrag eine eindeutige Vereinbarung enthält, wonach Nebenkosten zusätzlich zur Miete berechnet werden dürfen. Es genügt, wenn Sie in Ihrem Mietvertrag schreiben, dass der Mieter die Nebenkosten zusätzlich zur Miete zu zahlen hat (BGH, Urteil v. 10.2.2016, VIII ZR 137/15).

Abrechnungsfrist

Nach dem Gesetzt müssen Sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung erstellen und dem Mieter zukommen lassen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2017 muss also spätestens bis zum 31. Dezember 2017 eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung dem Mieter mitgeteilt werden, wenn das Abrechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Ferner ist es für das Einhalten der Abrechnungsfrist entscheidend, ob die Abrechnung beim Mieter pünktlich ankam und nicht wann Sie diese verschickt haben. Kommt die Abrechnung wegen Verzögerungen bei der Postzustellung zu spät beim Mieter an, geht das zu Lasten des Vermieters (BGH, Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08). Nach Ablauf dieser Frist ist die Abrechnung formell fehlerhaft und eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen (LG Gießen, Urteil v. 21.1.2009, Az. 1 S 288/09). Zahlt der Mieter dennoch irrtümlich auf eine verspätete Nebenkostenabrechnung den Nachzahlungsbetrag, kann er sein Geld zurückverlangen (BGH, Urteil v. 18.1.2006, VIII ZR 94/05). Ergibt sich bei der verspäteten Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, müssen Sie dieses aber erstatten.

Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 BGB). Nebenkostenabrechnung, die über mehr als zwölf Monate geht, ist nicht ordnungsgemäß und Mieter kann die Nachzahlung auf eine solche Betriebskostenabrechnung verweigern. Abrechnungen, die einen kürzeren Zeitraum umfassen, sind in der Regel auch unwirksam. In Ausnahmefällen, z. B. für die Zeit nach Einzug des Mieters bis zum Ende des allgemein für das Haus geltenden Abrechnungszeitraums, sind kürzere Abrechnungszeiträume aber zulässig (LG Berlin, Urteil v. 23.4.1991, 64 S 458/90).

Übersichtliche und aufgegliederte Darstellung

Die Betriebskostenabrechnung müssen Sie klar, übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar darstellen (BGH, Urteil v. 19.11.08, VIII ZR 295/07). Das ist der Fall, wenn ein betriebswirtschaftlich und juristisch nicht geschulter Mieter in der Lage ist, aus der Aufstellung die umgelegten Kosten klar zu erkennen und zu überprüfen.

Die Abrechnung muss widerspruchsfrei und ohne komplizierte Rechenoperationen sein. Weiterhin sollen Sie dem Mieter die erfassten Daten und Zahlen mitteilen, die die rechnerische Basis für die Höhe der Nachforderung bilden. Vergessen Sie auch nicht, Angabe der abzurechnenden Wohnung und das Abrechnungsjahr auszuweisen, denn ansonsten liegt ein Formfehler vor (AG Aachen v. 16.5.2007, 80 C 591/06).

Mindestanforderungen an Abrechnung

Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss mindestens folgende Bestandteile umfassen (BGH, Urteil v. 27.11.2002 - VIII ZR 108/02):

Zusammenstellung der Gesamtkosten

Bei der Zusammenstellung der Gesamtkosten müssen Sie die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich aufgegliedert darstellen. Die Gesamtkosten jeder Kostenart müssen angegeben werden. Gleichartigen Kosten dürfen summenmäßig zusammengefasst werden.
Auf den Mieter können Sie nur umlegbare Kosten umlegen. Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die Ihnen tatsächlich entstanden sind. Ansparungen auf künftige Aufwendungen sind also keine Betriebskosten. Des Weiteren dürfen Sie ausschließlich regelmäßig wiederkehrende Kosten auf den Mieter umlegen. Einmalige Aufwendungen sind nicht abrechenbar. Jegliche Verwaltungskosten, Instandsetzungskosten, Instandhaltungskosten, die keine laufenden Wartungskosten sind, können Sie nicht als Betriebskosten geltend machen, außer diese Kosten wurden ausdrücklich im Mietvertrag benannt und von dem Mieter akzeptiert.
Kosten des Geldverkehres, Kreditzinsen und Bankgebühren sind auch nicht umlegbar.
Nicht umlagefähig sind ebenso Beiträge, die dem Vermieter nicht zugeordnet werden können, wie z. B. Haushaltsstrom, den der Mieter direkt an den Versorger zahlt.

Mehr erfahren: Checkliste Betriebskosten: Welche Kosten Vermieter umlegen dürfen

Wie detailliert die Zusammenstellung der Gesamtkosten zu sein hat, war in den letzten Jahren in der Rechtsprechung immer streitig. Bis 2016 musste in der Betriebskostenabrechnung für den Mieter klar ersichtlich sein, wie der Vermieter auf sein Ergebnis kommt. Nun haben Vermieter größeren Gestaltungsraum. Mit Urteil vom 20.01.2016 (BGH, Az.: VIII ZR 93/15) hat BGH seine Rechtsprechung zur formellen Rechtmäßigkeit einer Betriebskostenabrechnung zugunsten von Vermietern geändert.

Nach Auffassung des BGH ist eine Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß, wenn der Vermieter bei der jeweiligen Betriebskostenart den Gesamtbetrag angibt, den er auf den Mieter umlegt. Das heißt, alle Rechenschritte bzw. Angabe und Erläuterung, wie Sie die auf den Mieter weitergeleiteten Gesamtkosten berechnet haben, müssen Sie nicht mehr offenlegen. Dies gilt auch dann, wenn Sie diesen Gesamtbetrag vorab um die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kostenanteile bereinigen und nur die umlegbaren Kosten dem Mieter auf die Nebenkostenabrechnung setzen.
Gleiches gilt, wenn Sie eine Abrechnung für eine aus mehreren Gebäuden bestehende Wohnanlage bekommen, die Sie dann auf die einzelnen Gebäude verteilen. Wie Sie die auf einzelnes Gebäude entfallenden Kosten berechnet haben, müssen Sie ebenfalls nicht mehr aufschlüsseln.

Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels

Die anfallenden Betriebskosten sind nach dem jeweils gültigen Abrechnungsmaßstab bzw. Verteilerschlüssel auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen. Welcher Umlageschlüssel gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag. Der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel muss nachvollziehbar angegeben und erläutert sein. Für jede einzelne Betriebskostenart kann der Abrechnungsmaßstab gesondert vereinbart werden (zum Beispiel Quadratmeter Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch). Verwenden Sie mehrere Verteilerschlüssel, dann müssen Sie auf der Abrechnung alle Umlageschlüssel benennen und erklären.
Achten Sie darauf, dass wenn Sie in Ihrer Betriebskostenabrechnung beim Umlageschlüssel eine unverständliche Abkürzung verwenden, macht das die gesamte Betriebskostenabrechnung formell unwirksam (BGH, Urteil v. 19.11.2008, VIII ZR 295/07).

Berechnung des Anteils des Mieters

Aus der Betriebskostenabrechnung muss ersichtlich sein, wie sich der Anteil des Mieters für die von ihm gemietete Wohnung ermittelt wird. Darüber hinaus müssen die als Betriebskosten umlegbaren Kostenpositionen, die für das Haus im Abrechnungsjahr entstanden sind, gleichmäßig und gerecht auf die Mieter verteilt werden.

Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Die vom Mieter im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen sind anzusetzen und vom ermittelten Abrechnungssaldo abzuziehen. Der nach Verrechnung mit den Abschlagszahlungen festgestellte Saldo ist zu benennen. Entweder ergibt sich eine Nachforderung des Vermieters oder ein Guthaben zugunsten des Mieters.

Beachten Sie auch, dass nach der Entscheidung des BGH (BGH, Urteil v. 23.9.2009 VIII ZA 2/08, WuM 2009, 671) bei der Angabe von zu hoch oder zu niedrig angesetzten Vorauszahlungen sowie der Ansatz der Soll- statt der Ist-Vorauszahlungen die Abrechnung trotzdem formell wirksam ist.

letzte Änderung A.W. am 21.02.2023 Autor(en):  Anna Werner Bild:  Bildagentur PantherMedia / ginasanders