Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnung ist ein häufiger Anlass für Unstimmigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Häufige Gründe sind die hohe Fehlerquote und Unübersichtlichkeit. Nach Einschätzung des Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch, auch wenn nur die wichtigen Formalien übersehen wurden. Doch wann ist die Betriebskostenabrechnung formell und materiell in Ordnung? Folgende Hinweise sollten Sie beachten! 

Abrechnungspflicht

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 1 BGB müssen Sie als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung nur in den Mietverhältnissen erstellen, in denen Ihr Mieter verpflichtet ist, die anfallenden Mietnebenkosten seiner Wohnung zu tragen und monatliche Vorauszahlungen zu leisten. Anderenfalls ist eine Betriebskostenabrechnung nicht vorzunehmen.

Die Verpflichtung des Mieters zur Leistung von Vorauszahlungen setzt allerdings voraus, dass der Mietvertrag eine eindeutige Vereinbarung enthält, wonach Nebenkosten zusätzlich zur Miete berechnet werden dürfen. Es genügt, wenn Sie in Ihrem Mietvertrag schreiben, dass der Mieter die Nebenkosten zusätzlich zur Miete zu zahlen hat (BGH, Urteil v. 10.2.2016, VIII ZR 137/15).

Abrechnungsfrist


Nach dem Gesetzt müssen Sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung erstellen und dem Mieter zukommen lassen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2017 muss also spätestens bis zum 31. Dezember 2017 eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung dem Mieter mitgeteilt werden, wenn das Abrechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Ferner ist es für das Einhalten der Abrechnungsfrist entscheidend, ob die Abrechnung beim Mieter pünktlich ankam und nicht wann Sie diese verschickt haben. Kommt die Abrechnung wegen Verzögerungen bei der Postzustellung zu spät beim Mieter an, geht das zu Lasten des Vermieters (BGH, Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08). Nach Ablauf dieser Frist ist die Abrechnung formell fehlerhaft und eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen (LG Gießen, Urteil v. 21.1.2009, Az. 1 S 288/09). Zahlt der Mieter dennoch irrtümlich auf eine verspätete Nebenkostenabrechnung den Nachzahlungsbetrag, kann er sein Geld zurückverlangen (BGH, Urteil v. 18.1.2006, VIII ZR 94/05). Ergibt sich bei der verspäteten Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, müssen Sie dieses aber erstatten.

Abrechnungszeitraum


Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 BGB). Nebenkostenabrechnung, die über mehr als zwölf Monate geht, ist nicht ordnungsgemäß und Mieter kann die Nachzahlung auf eine solche Betriebskostenabrechnung verweigern. Abrechnungen, die einen kürzeren Zeitraum umfassen, sind in der Regel auch unwirksam. In Ausnahmefällen, z. B. für die Zeit nach Einzug des Mieters bis zum Ende des allgemein für das Haus geltenden Abrechnungszeitraums, sind kürzere Abrechnungszeiträume aber zulässig (LG Berlin, Urteil v. 23.4.1991, 64 S 458/90).

Übersichtliche und aufgegliederte Darstellung


Die Betriebskostenabrechnung müssen Sie  klar, übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar darstellen (BGH, Urteil v. 19.11.08, VIII ZR 295/07). Das ist der Fall, wenn ein betriebswirtschaftlich und juristisch nicht geschulter Mieter in der Lage ist, aus der Aufstellung die umgelegten Kosten klar zu erkennen und zu überprüfen.
Die Abrechnung muss widerspruchsfrei und ohne komplizierte Rechenoperationen sein. Weiterhin sollen Sie dem Mieter die erfassten Daten und Zahlen mitteilen, die die rechnerische Basis für die Höhe der Nachforderung bilden.
Vergessen Sie auch nicht, Angabe der abzurechnenden Wohnung und das Abrechnungsjahr auszuweisen, denn ansonsten liegt ein Formfehler vor (AG Aachen v. 16.5.2007, 80 C 591/06).

Mindestanforderungen an Abrechnung


Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss mindestens folgende Bestandteile umfassen (BGH, Urteil v. 27.11.2002 - VIII ZR 108/02):

Zusammenstellung der Gesamtkosten

Bei der Zusammenstellung der Gesamtkosten müssen Sie die  Einnahmen und Ausgaben übersichtlich aufgegliedert darstellen. Die Gesamtkosten jeder Kostenart müssen angegeben werden. Gleichartigen Kosten dürfen summenmäßig zusammengefasst werden.
Auf den Mieter können Sie nur  umlegbare Kosten umlegen. Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die Ihnen tatsächlich entstanden sind. Ansparungen auf künftige Aufwendungen sind also keine Betriebskosten. Des Weiteren dürfen Sie ausschließlich regelmäßig wiederkehrende Kosten auf den Mieter umlegen. Einmalige Aufwendungen sind nicht abrechenbar. Jegliche Verwaltungskosten, Instandsetzungskosten, Instandhaltungskosten, die keine laufenden Wartungskosten sind, können Sie nicht als Betriebskosten geltend machen, außer diese Kosten wurden ausdrücklich im Mietvertrag benannt und von dem Mieter akzeptiert. 
Kosten des Geldverkehres, Kreditzinsen und Bankgebühren sind auch nicht umlegbar.
Nicht umlagefähig sind ebenso Beiträge, die dem Vermieter nicht zugeordnet werden können, wie z. B. Haushaltsstrom, den der Mieter direkt an den Versorger zahlt.
Mehr erfahren: Checkliste Betriebskosten: Welche Kosten Vermieter umlegen dürfen

Wie detailliert die Zusammenstellung der Gesamtkosten zu sein hat, war in den letzten Jahren in der Rechtsprechung immer streitig. Bis 2016 musste in der Betriebskostenabrechnung für den Mieter klar ersichtlich sein, wie der Vermieter auf sein Ergebnis kommt. Nun haben Vermieter größeren Gestaltungsraum. Mit Urteil vom 20.01.2016 (BGH, Az.: VIII ZR 93/15) hat BGH seine Rechtsprechung zur formellen Rechtmäßigkeit einer  Betriebskostenabrechnung zugunsten von Vermietern geändert. 

Nach Auffassung des BGH ist eine Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß, wenn der Vermieter bei der jeweiligen Betriebskostenart den Gesamtbetrag angibt, den er auf den Mieter umlegt. Das heißt, alle Rechenschritte bzw. Angabe und Erläuterung, wie Sie die auf den Mieter weitergeleiteten Gesamtkosten berechnet haben, müssen Sie nicht mehr offenlegen. Dies gilt auch dann, wenn Sie diesen Gesamtbetrag vorab um die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kostenanteile bereinigen und nur die umlegbaren Kosten dem Mieter auf die Nebenkostenabrechnung setzen.
Gleiches gilt, wenn Sie eine Abrechnung für eine aus mehreren Gebäuden bestehende Wohnanlage bekommen, die Sie dann auf die einzelnen Gebäude verteilen. Wie Sie die auf einzelnes Gebäude entfallenden Kosten berechnet haben, müssen Sie ebenfalls nicht mehr aufschlüsseln.  

Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
Die anfallenden Betriebskosten sind nach dem jeweils gültigen Abrechnungsmaßstab bzw. Verteilerschlüssel auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen. Welcher Umlageschlüssel gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag. Der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel muss nachvollziehbar angegeben und erläutert sein. Für jede einzelne Betriebskostenart kann der Abrechnungsmaßstab gesondert vereinbart werden (zum Beispiel Quadratmeter Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch). Verwenden Sie mehrere Verteilerschlüssel, dann müssen Sie auf der Abrechnung alle Umlageschlüssel benennen und erklären.
Achten Sie darauf, dass wenn Sie in Ihrer Betriebskostenabrechnung beim Umlageschlüssel eine unverständliche Abkürzung verwenden, macht das die gesamte Betriebskostenabrechnung formell unwirksam (BGH, Urteil v. 19.11.2008, VIII ZR 295/07).

Berechnung des Anteils des Mieters

Aus der Betriebskostenabrechnung muss ersichtlich sein, wie sich der Anteil des Mieters für die von ihm gemietete Wohnung ermittelt wird. Darüber hinaus müssen die als Betriebskosten umlegbaren Kostenpositionen, die für das Haus im Abrechnungsjahr entstanden sind, gleichmäßig und gerecht auf die Mieter verteilt werden.

Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
Die vom Mieter im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen sind anzusetzen und vom ermittelten Abrechnungssaldo abzuziehen. Der nach Verrechnung mit den Abschlagszahlungen festgestellte Saldo ist zu benennen. Entweder ergibt sich eine Nachforderung des Vermieters oder ein Guthaben zugunsten des Mieters. 

Beachten Sie auch, dass nach der Entscheidung des BGH (BGH, Urteil v. 23.9.2009 VIII ZA 2/08, WuM 2009, 671) bei der  Angabe von zu hoch oder zu niedrig angesetzten Vorauszahlungen sowie der Ansatz der Soll- statt der Ist-Vorauszahlungen die Abrechnung trotzdem formell wirksam ist.

letzte Änderung A.W. am 10.08.2017
Erstellt: 28.02.2017 23:23:59
Geändert: 10.08.2017 14:14:39
Autor(en):  Anna Werner
Bild:  panthermedia.net / bacho

Drucken RSS

Der Autor:
Frau Anna Werner

Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Ihr Name:
Ihre E-Mail:
Smileys
Lachen  happy77  happy73 
Mr. Green  Skeptisch  Idee 
Frage  Ausrufezeichen  Zwinkern 
Böse  Grinsen  Traurig 
Überrascht  Cool  Kuss 
Verlegen  Weinen  schlafen 
denken  lesen  klatschen 
Schutz vor automatischen Mitteilungen:
Schutz vor automatischen Mitteilungen

Symbole auf dem Bild:

 

Anzeige

Newsletter  

Neben aktuellen News aus dem Bereich Hausverwaltung und Immobilienmanagement und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen, aktuelle Stellenangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
zur Newsletter-Anmeldung >>
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Weitere Fachbeiträge zum Thema Hausverwaltung, Betriebskosten, Mietrecht, Rechnungswesen und Steuern im Bereich Immobilienmanagement finden Sie unter Fachbeiträge >>

Veranstaltungen

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Vermieter und und diskutieren ihre Fragen im Bereich Vermietung bzw. Hausverwaltung.
Anzeige
Anzeige

Reisekosten leicht abgerechnet

Reisekostenabrechnung_152px.jpgEinfach zu bedienendes, anwenderfreundliches Excel-Tool zur rechtskonformen Abrechnung von Reisekosten für ein- oder mehrtägige betrieblich und beruflich veranlasste In- und Auslandsreisen. Das Excel-Tool kommt vollständig ohne Makros aus und berücksichtigt alle derzeit geltenden gesetzlichen und steuerlichen Richtlinien. Preis 59,50 EUR  .... Mehr Informationen  hier >>
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote im Bereich Immobilienmanagment finden Sie in der Vermieter1x1.de Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Anzeige

Software-Tipp

Portal_Banner_DigitalesReporting-Ingo-links_290x120.png
Reporting ist kein Privileg mehr
Was bedeutet Reporting in Zeiten der Digitalisierung? 
Und wie findet sich dieses in Konzeption, Funktionalität und Architektur wieder? 
Whitepaper kostenfrei holen!
Anzeige

Software-Tipp

box_Liquiditaetstool_W.pngRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Anzeige

RS-Controlling-System für EÜR inkl. Liquiditätsplanung

Bericht5_pm_Jan_Prchal.jpg
Mit dem RS-Controlling-System für Einnahme-Überschuss-Rechnung steuern Sie erfolgreich ihr Unternehmen. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen ihr Unternehmen zu planen, zu analysieren und zu steuern. Zusätzlich ermittelt das Tool einen Liquiditätsplan. Mehr Informationen >>
Anzeige
lexware-Logo-190px.jpg
Mit Buchhaltungssoftware von Lexware die Buchführung selbst erstellen: Perfekt für doppelte Buchführung und EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung per Elster, Alle Geschäftszahlen im Blick, ab 11,90 EUR / mtl. Jetzt 4 Wochen kostenfrei testen >>

Anzeige

Webtipp

Sie suchen eine Software für Ihr Unternehmen, z.B. eine Shopsoftware, Newsletter-Software oder ein ERP-System? Im Softwareverzeichnis auf findsoftware.de finden Sie einen Marktüberblick, Vergleichsstudien und ein Forum zum Austausch mit anderen Anwendern.
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>